DIGITALIZACION E INFORMACION
Hoy en día estamos viendo cómo, cada vez más, las
cosas que gestionábamos en papel o documentos impresos ya no son tan necesarias
en ese formato. La tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la
digitalización también se nota en nuestros hábitos y formas de trabajo.
Algunas situaciones muy claras donde vemos
estos cambios son, por ejemplo, la compra de entradas de cine o teatro, un
billete de avión con la tarjeta de embarque en nuestro móvil o las facturas que
recibimos directamente por e-mail en vez de en nuestro buzón. Este cambio es
importante para la gente ya que, el tener los documentos digitalizados o en
nuestras aplicaciones móviles, hacen nuestro día a día más sencillo en muchos
aspectos.
La
digitalización, además, nos permite tener toda nuestra documentación alojada en
un ordenador, evitando así tener que ocupar varios cajones en nuestras casas o
decenas de archivadores en nuestras oficinas.
Si vamos un poco más allá, hablando del avance en
tecnología, podríamos utilizar la nube para el almacenamiento de nuestros
documentos, en vez de nuestro ordenador el cual tiene una capacidad limitada.
¿Qué
es realmente la digitalización?
La
digitalización consiste en la conversión de un documento físico o papel en un
archivo en formato digital, ya sea un PDF, JPG o cualquier otro formato,
mediante la utilización de dispositivos electrónicos como escáneres.
En la
actualidad, cada vez son más los usuarios o incluso empresas que utilizan los
teléfonos móviles para hacer fotografías a los documentos y almacenarlos en
formato digital, por lo que, en ocasiones, el escáner llega a ser algo
prescindible.
Hay muchas apps para móviles que pueden ayudarte en
el proceso de digitalización y conversión de documentos. Una de ellas, por
ejemplo, es Camscanner, muy
fácil de usar y con la que podemos digitalizar un documento en unos sencillos
pasos.
Algunas
ventajas de la digitalización de documentos:
·
Ahorro del espacio físico que ocupan.
·
Rapidez de acceso a la búsqueda de los archivos, ya
sea en tu ordenador o en la nube. Siendo, además, accesibles desde cualquier
lugar si utilizas almacenamiento en nube.
·
Mayor seguridad, al estar disponibles solo a las
personas autorizadas, pudiendo incluso cifrar los archivos.
·
Accesibles para su consulta para varios usuarios al
mismo tiempo. Colaboración con la sostenibilidad del medio ambiente,
consumiendo menos papel.
·
Se garantiza
su conservación, al no deteriorarse o dañarse con el paso del tiempo.
·
Mayor eficiencia de los empleados al no tener que
desplazarse y perder tiempo en la búsqueda de algún documento determinado.
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